همفار

هوشمندسازی مدیریت فرآیندها، اقدامات و راهبردهای سازمان

شرکت پویا صنعت بهینه، بدنبال تجربیات متعدد طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت الکترونیکی نظیر EIMS-EQMS، با توسعه دانش خود در این زمینه و همراهی کادر مجرب و متخصص، سیستم جدید تحت وب خود را تحت عنوان "هوشمندسازی مدیریت فرآیندها، اقدامات و راهبردهای سازمان" یا به اختصار "همفار" پیاده سازی کرده است.

نرم افزار همفار در چه حوزه هایی سازمان ها را همراهی می کند؟

این نرم افزار جهت همراهی در چهار حوزه اصلی، برای سازمان ها طراحی شده است:

  • مدیریت استراتژیک
  • مدیریت فرآیندها
  • مدیریت شاخص ها
  • مدیریت مستندات
  • مدیریت اقدامات و پروژهها
  • مدیریت ممیزی ها

 

شکل 1- ماژولهای نرمافزار همفار در یک نگاه در ادامه در مورد هر حوزه بصورت بیشتر صحبت می کنیم.

 

مدیریت استراتژیک

امروزه یکی از دغدغه های اصلی مدیران ارشد یک سازمان، مدیریت استراتژیک است. از این رو سیستم همفار به مدیران مذکور در موارد زیر کمک می کند:

  • طراحي مكانيزه نقشه هاي استراتژيك
    • ارائه نقشه استراتژی سازمان
    • ارائه نقشه استراتژی واحد ها
  • امکان تعریف سنجه های پایش اهداف
  • هوشمند سازي اهداف، شاخص ها و ابتكارات استراتژيك
  • همسويي فرآيندها با استراتژي هاي سازمان
  • ارائه گزارشات ، نمودار ها و داشبورد های تحقق اهداف استراتژیک
  • ارائه كارنامه عملكرد واحدها و استراتژی ها و فرآیندهای سازمان

مدیریت فرآیندها

این ماژول منطبق بر پیکره بندی حوزه های دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار CBOKABMPM طراحی شده است. از توانایی های این ماژول میتوان موارد زیر را نام برد:

  • ارائه مکانیزه نقشه كلان فرآيندهاي كسب و كار
  • ارائه مکانیزه شناسنامه فرآیندهای سازمان
  • ارائه چارچوب طبقه بندي فرآيندهاي سازمان منطبق بر PCF APQC
  • ارتباط بين ورودی ها و خروجی های فرآیند بصورت هوشمند
  • برقراري ارتباط بين فرايندها و اهداف استراتژيك مرتبط
  • برقراري ارتباط بين فرآيندها و مستندات مرتبط
  • پايش شاخص هاي هر فرآيند

مدیریت پایش شاخص ها

مدیریت عملکرد کسب و کار و تحقق اهداف تعیین شده مستلزم پایش شاخص ها و تحلیل های آن است. از این رو در سیستم همفار با بهره گیری از بروزترین متدولوژی های مدیریت عملکرد کسب و کار و هوش تجاری، سعی شده است تا بانک اطلاعات مرجعی از شاخص ها فراهم شود تا مدیران هر سازمان بتوانند با مراجعه به این مرجع معتبر به سرعت و به آسانی بهترین تصمیم ها را اتخاذ نمایند. بطور کلی میتوان تواناییهای این ماژول را در قالب موارد زیر تعریف کرد:

  • تعریف شاخص ها
  • دریافت نتایج پایش شاخص ها توسط کاربران
  • اعلام هشدار در مورد شاخص های عقب افتاده
  • تعریف فرمول محاسبه و اهداف سالانه برای هر شاخص
  • محاسبه نتایج پایش شاخص ها بر اساس فرمول های تعریف شده
  • محاسبه درصد تحقق شاخص ها در هردوره و سال
  • ارائه داشبورد های مدیریتی
  • ارائه نمودار روند پایش و تحقق شاخص ها

مدیریت مستندات

ماژول مدیریت مستندات منطبق بر الزامات کلیه استانداردهای مدیریتی IMS نظیر ISO 9001، ISO 14001 و OHSAS 18001 طراحی شده است و توسط شرکت DAS مورد تایید قرار گرفته است. از امکانات این ماژول می توان موارد زیر را نام برد:

  • مدیریت و کنترل مستندات سازمان بصورت کاملا مکانیزه
  • اعلام هشدار در مورد مدارک بازبینی شده
  • دسترسی آسان به تمام مستندات از هر نقطه ای بصورت تحت وب
  • توزیع مکانیزه مستندات
  • کنترل مکانیزه مدارک منسوخ
  • بدون محدودیت در فرمت مدارک
  • دسته بندی و جستجوی مدارک بر اساس فرآیند ، استاندارد ، واحد و .... .

مدیریت اقدامات و پروژه ها

صدور اقدمات اصلاحی و پیشگیرانه براساس نتایج ممیزی ها، پایش فرآیندها و ابتکارات استراتژیک برای واحدهای مرتبط و پیگیری آنها یکی از دیگر نقاط قوت سیستم مکانیزه همفار است. بدین ترتیب با استفاده از این ماژول می توانید موارد زیر را نیز در سازمان داشته باشید:

  • صدور اقدامات پيشگيرانه
  • پيگيري اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه از واحدهاي سازماني
  • پيگيري پروژه هاي سازماني براساس گانت چارت
  • برقراري ارتباط مكانيزه بين اقدامات و پروژه ها با استراتژي ها يا فرايندهاي مرتبط
  • پيگيري برنامه ها و ابتكارات استراتژيك

مدیریت ممیزی ها و خودارزیابی ها

همواره یکی از موضوعات مهم در سازمان، مدیریت ممیزی های داخلی و خودارزیابی های سیستم های تعالی می باشد. بنابراین سیستم مکانیزه همفار این موارد را برای سازمان ها مهیا می کند:

  • ارائه شناسنامه ممیزان
  • امکان تعریف چک لیست های ممیزی
  • امکان تدوین برنامه ممیزی و اعلام به واحدها
  • تکمیل چک لیست ممیزی ها توسط ممیزان و ثبت مکانیزه عدم انطباق ها و تعریف اقدام برای هر عدم انطباق
  • امکان گزارش گیری های مختلف در مورد ممیزی ها
  • امکان تعیین کردن عدم انطباق های تکراری و پر تکرار

مزایای استقرار سیستم همفار

در یک نگاه، با توجه به ماژول ها و امکانات این سیستم مکانیزه که شرح آنها داده شد، می توان مزایای استقرار این سیستم را در سازمان های مختلف به شرح زیر ارائه داد:

  • ايجاد يكپارچگي بين سيستم هاي مديريتي (IMS) و تعالي (EFQM)
  • كنترل مدارك و سوابق كليه مستندات سيستمي سازمان و برقراري ارتباط آنها با استراتژي ها ، فرآيندها و اقدامات و شاخص هاي سازمان
  • هوشمند سازي اهداف، شاخص ها و ابتكارات استراتژيك
  • همسويي فرآيندها با استراتژي هاي سازمان
  • طراحي مكانيزه نقشه هاي استراتژيك
  • طراحي مكانيزه شناسنامه فرآيندها و چارچوب طبقه بندي فرآيندهاي سازمان
  • مديريت عملكرد اقدامات و پروژه هاي كسب و كار
  • ارائه كارنامه عملكرد واحدها و استراتژی ها و فرآیندهای سازمان
  • مكانيزه نمودن مديريت شاخص هاي سازمان (استراتژي و فرايندي)
  • يكپارچه سازي بانك اطلاعاتي كليه شاخص ها و محاسبه مكانيزه آنها
  • ايجاد مرجعي مشخص و معتبر براي ارائه مقادير شاخص هاي سازمان
  • طراحي سيستمي هوشمند به منظور شناسايي خطا در تعريف اهداف و شاخص‌ها
  • تهيه گزارش‌هاي تحليلي از كليه شاخص‌هاي كسب و كار (داشبورد)
  • مديريت اقدامات اصلاحي، پيشگيرانه و بهبود مداوم ناشي از پايش فرايندها
  • كنترل همراستايي و همسويي استراتژي‌ها، فرايندها و ساختار سازماني
  • مديريت مميزي هاي داخلي و خودارزيابي هاي تعالي سازمان
  • دسترسی راحت به اطلاعات سازمان از هر مکان

 

 

موردتاييد وزارت نفت و پياده سازي شده در شركت هاي گاز تهران، گاز مازندران و پالایشگاه هاشمی نژاد