نرم افزار EIMS

سیستم مدیریت یکپارچه الکترونیکی - Electronic Integrated Management System

مقدمه

سازمان مجموعه ای متشکل از افراد می باشد که با هدف ایجاد زندگی بهتر و توسعه پایدار برای خود (سهامداران - کارکنان)، مشتریان (ذینفعان) و جامعه،  با همفکری، همدلی و همکاری از طریق ایجاد ساختار سازمانی و اجرای فرآیندها (عملیات تبدیل ورودی به خروجی) محصولات مورد نیاز مشتریان را تولید می کند و یا خدمات مورد نیاز آنها را ارایه  می نماید.

در دیدگاه سیستمی، سازمان مانند بدن یک موجود زنده می باشد که دارای اجزاء و فرآیندهای مختلف می باشد و این اجزاء  و فرآیندها در تعامل با هم  کل سیستم را تشکیل می دهند.

مثلا در بدن ما، چشم یکی از اجزاء است که فرآیند بینایی را به انجام می رساند. این فرآیند به عنوان ورودی، نوری را که در محیط از اشیاء مختلف بازتاب می شود، دریافت می کند و پس از پردازش به صورت علائم حسی به مغز ارسال می نماید تا مغز بتواند آن ها را تحلیل کند و عکس العمل مناسب یا وضعیت را نشان دهد؛

حال اگر چشم هر چقدر قوی تر باشد، علائمی که به مغز می رساند واضح تر و بهتر است و مغز تصویر بهتری را درک می‏کند. برای نگهداری چشم در وضعیت مناسب کارهایی باید کرد و نمره چشم را در دوره های معین اندازه گیری و بررسی نمود تا در صورت نیاز اقدامات لازم را برای اصلاح آن به عمل آورد و در جهت بهبود وضعیت بینایی برنامه ریزی کرد.

به همین صورت فرآیندهای سازمان نیز نیاز به نگهداری و بهبود دارند و باید آنها را در دوره های معین مورد پایش قرار داد.

روشن است که این اجزاء به هم وابستگی دارند و همانطور که اگر یکی از اعضاء بدن درد کند، انسان نمی تواند سر کار و یا در کلاس حاضر شود، در سازمان ها نیز در صورتیکه فرآیندی کار خود را به خوبی انجام ندهد بقیه فرآیندها متاثر خواهند شد. پس با این رویکرد، هر یک از بخش های سازمان همانند بخش  هدف گذاری و مدیریت استراتژیک، تولید یا عملیات اجرایی، کنترل کیفیت، بازرگانی، مهندسی، نگهداری و تعمیرات، آموزش و غیره فرآیندی محسوب می شوند که مانند چشم نیاز به بررسی هدف آن، تدوین مستندات نحوه کار و نگهداری، پایش و اندازه گیری، تحلیل نتایج، برنامه ریزی، اجرای برنامه بهبود، کنترل نتایج و در صورت نیاز اصلاح و گزارش دهی و بازخورد دارند.

بنابراین یک سازمان سالم همانند یک بدن سالم است.

کسی که دارای بدن سالم است برای تک تک اعضاء اقدامات زیر را انجام می دهد. برای حفظ سلامتی چشم خود اصول بهداشتی را مطالعه و رعایت می نماید .در دوره های تعریف شده نمره چشم و شرایط دیگر را با کمک دکتر چشم پزشک  اندازه گیری و روند های موجود را بررسی می نماید . برای بهبود شرایط بینایی خود معیارهای مطلوب را تعیین و برای رسیدن به آنها برنامه ریزی می نماید . برای پیشگیری از وقوع حوادث و خطرات اقدامات پیشگیرانه را در اولویت قرار می دهد .در صورتی که مشکلی برای چشم رخ دهد اقدامات لازم برای اصلاح و رفع مشکل را برنامه ریزی و به اجرا در می آورد.

در سارمان های سالم نیز همین رفتار مدیریتی صورت می گیرد. فرآیند های سازمان شناسایی و نقش هر یک مشخص می گردد و تعامل بین آنها تعریف می شود و برای انجام درست کارها و فرآیندها، روش ها و دستورالعمل های  دقیق، مدون می گردند.

در دوره های تعریف شده شرایط و نتایج بدست آمده از هر فرآیند اندازه گیری می گردد و روندها مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. برای بهبود عملکرد هر بخش و فرآِیند هدف گذاری صورت گرفته و بهبود ها برنامه ریزی می گردند. از وقوع مسائل در سازمان به صورت پیشگیرانه  جلوگیری به عمل می آید و در صورت وقوع نقصی، اقدامات اصلاحی  اجرا می گردد.

طراحی سیستم مدیریت یکپارچه الکترونیکی EQMS-EIMS از  سال   1381 شروع و دو سال طراحی آن به طول انجامید تا اولین نسخه آن به سازمان ‏ها ارایه شد و درطی سال‏ های آتی، پیشنهادات وسیعی جهت توسعه قابلیت های آن از طرف مدیران و کارشناسان ده‏ ها شرکت و سازمان، طی جلسات متعدد ارایه شد که مبنای بهبود نسخه های بعدی قرار گرفت و در حال حاضر نیز منتظر پیشنهادات ارزشمند شما است.

نرم افزار EQMS تا کنون چندین مرحله بازبینی و توسعه یافته است و آخرین نسخه آن در سال 1393 با نام EIMS ارایه شده  است تا در  افزایش بهره وری(اثربخشی و کارآیی)یاور ما باشد. این نرم‏ افزار شامل 8 ماژول اصلی به شرح زیر می باشد:

  1. بخش مدارک و مستندات
  2. بخش سیستم و فرآیندگرایی
  3. بخش پایش فرآیندها
  4. بخش کالیبراسیون
  5. بخش اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
  6. بخش گردش مکاتبات و کنترل سوابق
  7. بخش نمونه‏برداری
  8. بهش ارزیابی تامین‏کنندگان

در ادامه هر یک از این ماژول ها بطور خلاصه شرح داده می شوند.

بخش اول: بخش مدارک و مستندات

در سیستم ‏های مدیریت، کنترل مدارک و مستندات از اهمیت بالایی برخوردار است و معمولا به دو بخش مدارک و داده‏ های درون و برون سازمانی تقسیم می شود. معمولا مدارک درون سازمانی شامل دستورالعمل ‏ها، روش های اجرای، فرم ها، نقشه ها و مدارک فنی می گردد. مدارک برون سازمانی شامل مدارک ارایه شده توسط مشتری، آئین نامه ها، بخش‏نامه ها، مقررات دولتی و مدارک فنی، استانداردها، کتاب‏ها و  CDها و فایل‏های آموزشی و سایر موارد می گردد.  

بخش دوم: فرآیندگرایی

نتيجه ي مطلوب هنگامي حاصل مي شود كه فعاليت ها و منابع مرتبط به آن‏ها به صورت يك فرآيند مديريت شوند. بدين منظور فرآيندهاي سازمان، شناسايي می شود و درون دادها، برون دادها و اهداف فرآيندها تعیین گردیده و مالكان فرآيندها و حدود اختيارات مسئوليت هاي آن‏ها، شاخص ها و نحوه اجرای عملیات و مستندات ذیربط تعیین می گردند.

در شکل 1، اجزاء مورد توجه در شناسایی فرآیندهای سازمان مورد توجه قرار گرفته است:

 

شکل 1: شماتیک فرآیند

 

البته درك ارتباط فرآيندها به عنوان يك سيستم، به اثر بخشي و كارايي سازمان در دست يابي به اهداف آن كمك مي كند. رويكرد سيستمي در مديريت، موجب هماهنگي و سازگاري بين فرآيندهاي طرح ريزي شده سازمان و تعريف روشني از ارتباط آن ها مي شود. اجزای سازمان به عنوان مجموعه اي از فرآيندهاي برنامه ريزي شده،‌ مرتبط و وابسته به هم در نظر گرفته می شوند. الگوی سیستم مدیریت کیفیت، در شکل 2، نمایش دهنده ارتباط کلان فرآیندهای سازمان شامل دریافت نظرات مشتریان، پدیدآوری محصول و یا خدمات مورد تقاضا، اندازه گیری و تحلیل نتایج و رضایتمندی مشتریان و انجام بازنگری‏ های لازم و تصمیم‏ گیری در خصوص منابع مورد نیاز می باشد.

شکل 2:  مدل سیستم مدیریت کیفیت

 

بخش فرآیندگرایی شامل موارد زیر می گردد :

1-ارایه نقشه سیستم و نمودار لاک‏پشتی فرآیندها  بصورت الکترونیکی

2-ارایه دیدگاه فرآیندی در مدارک، شاخص‏ ها، اقدامات اصلاحی پیشگیرانه، اهداف، ورودی‏ ها، خروجی ها

3-دسترسی به کلیه مستندات و سوابق هر یک از فرآیندها

4-دستیابی به برنامه های بهبود و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مربوط به هر فرآیند

 

بخش سوم: پایش شاخص‏ ها

 

مطلع بودن از اهداف و وضعیت فرآیندها و اندازه گیری ویژگی های فرآیند (معمولا به این ویژگی ها شاخص گفته می شود) و مقایسه آنها با معیارهای مشخص که نشان دهنده نحوه عملکرد فرآیند می باشد و استمرار در این اندازه گیری ها(پایش) از اهمیت زیادی برخوردار است. در صورتی که به موقع این شاخص ها اندازه گیری نشود، بر اساس نمودار قهقرا شکل 3، سازمان ممکن است در مسیر نابودی قرار گیرد.

شکل 3:  نمودار سیر قهقرایی

 

نتایج اندازه گیری ها به عنوان داده های(data) بدست آمده ثبت می گردند. داده ­ها، رشته واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند که معمولاً با انجام یک فعالیت در سازمان بوجود می آیند. در هنگام جمع آوری داده ها، لازم است به چرایی جمع آوری داده ها توجه شود؛ چرا که جمع آوری داده ها نیاز به منابع انسانی و مالی دارد و در صورتی توجیه پذیر است که از داده های جمع آوری شده استفاده بهینه شود. داده ها نقش مواد اولیه ی ساخت اطلاعات را داشته و لازم است به نحو صحیح و دقیقی جمع آوری شوند. داده ها به دو گروه داده های کمی (قابل اندازه گیری) و داده های وصفی (غیر قابل اندازه گیری) تقسیم می شوند.

بر اساس مدل دیکار - شکل 4- اساس هر تصمیم و اقدامی، جمع آوری داده و پردازش آن برای دستیابی به اطلاعات و افزایش دانش موجود نسبت به موضوع می باشد.

شکل 4:  مدل دیکار

 

هدف از ایجاد این ماژول ، ایجاد ابزاری جهت ثبت نتایج پایش شاخص های کنترلی فرآیندها و یا شاخص های کنترلی میزان دستیبابی به اهداف سازمان می باشد.

 

بخش چهارم: کالیبراسیون

شرایط تجهیزات و ابزارهای اندازه گیری نقش مهمی در کیفیت محصولات دارد. نگهداری مناسب و کالیبره نمودن ابزارها در هر سازمانی اهمیت دارد. صحت و دقت ابزارهای اندازه گیری در دوره های معین با استفاده از وسایل مرجع که درستی آنها توسط مراجع ذیصلاح تایید شده است مورد بررسی قرار گرفته و تایید می گردند و یا در صورت وجود اشکالی در کارکرد وسیله اندازه گیری، وسیله مورد نظر برای تعمیر و یا تعویض به واحد تعمیرات ارسال می گردد.

تهیه شناسنامه ابزارهای اندازه گیری، برنامه کالیبراسیون و نگهداری سوابق از جمله وظایف مهم بخش مدیریت کالیبراسیون می باشد، که با استفاده از امکانات نرم افزاری، این اقدامات مطمئن تر و سریع تر انجام می گیرد.

جزئیات اقدامات لازم برای مدیریت ابزارهای اندازه گیری در زیر آورده شده است:

  • تعریف سازندگان ابزار (کشور و شرکت سازنده)، گروه ابزارها، انواع کمیت های اندازه گیری، انواع واحدهای اندازه گیری، انواع استانداردهای کالیبراسیون، مشخصات کالیبره کنندگان (خارجی و داخلی)، بخش های استفاده کننده از ابزار و ... .
  • تعریف مشخصات ابزار
  • تعیین زمان هشدار، قبل از فرارسیدن تاریخ کالیبراسیون برای هر ابزار
  • ثبت نتایج آزمایشات کالیبراسیون
  • ثبت سوابق تعمیرات ابزار
  • گزارشات
    • گزارشات مربوط به ابزار آلات
    • شناسنامه ابزار
    • لیست تمامی ابزارهای سازمان به تفکیک گروه ابزار ، واحداستفاده کننده
    • لیست ابزارهای Master
    • لیست ابزارهای عادی به تفکیک گروه ابزار، واحد استفاده کننده، مسئول ابزار
    • لیست ابزارهای مردود شده
    • لیست ابزارهای در حال تعمیر
  • گزارشات مربوط به تعاریف اولیه سیستم
    • لیست شرکت های سازنده ابزارها
    • لیست کشورهای سازنده ابزارها
    • لیست شرکت های کالیبراسیون
    • لیست کالیبره کننده های داخلی
    • لیست کمیت های مورد اندازه گیری
    • لیست واحدهای اندازه گیری
    • لیست روش های کالیبراسیون
    • لیست استاندارهای کالیبراسیون مربوط به هر گروه ابزار

بخش پنجم: بخش اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بهبود

با توجه به چرخه بهبود مستمر آقای دمینگ، که مشتمل بر چهار مرحله برنامه ریزی، اجرا، چک کردن و اقدام می شود و در انگلیسی با کلمات PLAN-DO-CHECK–ACT یا به اختصار PDCA نمایش داده می شوند(شکل 5) هر سازمانی لازم است اهداف و برنامه های خود را تعیین نماید و اقدامات اجرایی را به انجام رساند و نتایج بدست آمده را  بررسی نماید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را مدیریت نماید.

پس از آنکه برنامه های سازمان تدوین گردید، افراد از این برنامه ها مطلع گردیده و به دست آنها این برنامه ها به اجرا گذارده می شود و پیشرفت کارها کنترل گردیده و اثربخشی آنها سنجیده می شود.

چگونگی درخواست اقدام اصلاحی و پیشگیرانه و پیشنهاد بهبود در سیستم این بخش مورد توجه قرار گرفته است.

شکل 5 :  چرخه دمینگ (بهبود مستمر)

 

هر یک از کارکنان، می توانند نسبت به صدور درخواست، اقدام نمایند و همچنین از فعالیت های مربوط به خود ، که در  طرح های اقدام از طرف مسئول اقدام اصلاحی تعریف شده است، آگاه شده  و نسبت به اجرای آن اقدام نمایند و گزارش وضعیت پیشرفت  و یا انجام اقدامات مربوط به خود اقدام نمایند.

در این بخش بانک اطلاعاتی اقدام اصلاحی، پیشگیرانه و بهبودها تهیه گردیده و گزارش های مرتبط بدست می آید. همچنین نحوه انجام پیگیری های مرتبط به صورت فردی و گروهی در کل سازمان صورت می گیرد.

 

بخش ششم: گردش مکاتبات و کنترل سوابق

این بخش با ایجاد سیستم مکانیزه تکمیل فرم ها، ارسال آن ها، جواب گویی بخش های سازمان، بایگانی آن ها و جستجوی مکانیزه آن ها، منجر به سرعت و دقت در انجام امور جاري و امنيت اطلاعات براي کليه کارکنان سازمان گردیده و ارتقاء سطح سيستم هاي مديريت سازمان را به ارمغان می آورد.

از مزایای عمده این بخش کاهش هزينه هاي چاپ، کپی، مصرف کاغذ و همچنين کاهش هزينه هاي مربوط به مکاتبات درون سازماني، فضا و بايگاني، کاهش زمان جهت جست وجو، ارسال، دريافت، بايگاني مدارک، و نيز ارائه مدارک و سوابق در مميزي ها، افزايش امنيت از طريق تعريف سطح دسترسي به روي سوابق مربوط به هر فرآيند براي کاربران، تسريع در استقرار و اجراي نظام کيفي و دسترسی به آخرین سوابق، هماهنگی ، ایجاد بایگانی الکترونیکی با تعريف ساختار بايگاني نامحدود مختص به هر کاربر، و اشتراک گذاری، گردش الکترونيکي اطلاعات، امکان دريافت و بايگاني نامه، تکميل آن و  همچنين درج توضيح و يا دستور لازمه (پاراف) و ارسال آن، امکان تعريف سطح دسترسي به  سوابق، فراخواني فرم هاي خام تعريف شده در نظام مديريت کيفيت، تکميل، بايگاني و يا ارسال آنها به کاربران ديگر، ايجاد بايگاني هاي الکترونيکي با ساختار درختي و به اشتراک گذاري اطلاعات بايگاني شده، براي ساير کاربران، تعريف موارد پيگيري و همچنين تعيين زمان پيگيري براي مدارک ارسال شده، درج توضيح (پاراف) بر روي مدارک و فرم هاي دريافت شده، ايجاد بانکي از آدرس و تلفن اشخاص و شرکت ها و به اشتراک گذاري آن براي ساير کاربران، انجام جستجو و يافتن سريع مدارک و فرم هاي مورد نياز، تعريف تهيه نسخه پشتيبان، به صورت روزانه و يا در دوره هاي متوالي مورد نظر، اعلام هشدار دریافت نامه یا مدرک جدید.

بخش هفتم: نمونه برداری و بازرسی

با افزایش حجم عملیات سازمان ها و لزوم افزایش کیفیت و کاهش هزینه ها، روش های نمونه برداری گسترش زیادی پیدا کرده اند و اجرای صحیح نمونه برداری با توجه به زیر بناهای آماری و ریاضی این روش ها اهمیت دارد.

با توجه به وقت گیر بودن رجوع به جداول و محاسبات آماری این بخش با انجام محاسبات و دستیابی به جداول به صورت مکانیزه در وقت کارشناسان صرفه جویی نموده و باعث افزایش دقت محاسبات می شود.

فهرست مطالب این بخش عبارتند از :

  1. انواع روش های نمونه برداری
  2. حد کیفیت قابل پذیرش AQL
  3. تغییر روش نمونه برداری از حالت نرمال به سخت گیرانه و سهل گیرانه
  4. تشریح حد کیفیت غیرقابل پذیرش RQL(Rejectable Quality Limit)
  5. مفاهیم متوسط کیفیت خروجی AOQ و حد متوسط کیفیت خروجی AOQL
  6. تشریح ماگزیمم انحراف استاندارد فرآیند (MPSD)
  7. تشریح ماگزیمم انحراف استاندارد MSD
  8. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری نقص صفر (ZERO DEFECT)
  9. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (MIL STD 105 E)
  10. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (ANSI-ASQ Z 1.4)
  11. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (MIL STD 414)
  12. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (ANSI-ASQ Z 1.9)
  13. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری داج رومیگ (DODGE ROMIG)
  14. راهنمای ثبت سوابق بازرسی و تهیه گزارش (RECORDS)
  15. نمونه برداری بر اساس طرح کنترل
  16. بازرسی بر اساس طرح کنترل

 

بخش هشتم: مدیریت تامین کنندگان کالا و خدمات

یکی از اصول مهم در مدیریت کیفیت  ارتباط و حفظ منافع متقابل با تامین کنندگان است.

در کشور ژاپن برای تامین کنندگان ارزش زیادی قائل هستند و معمولا با یک و یا دو تامین کننده برای هر محصول کار می کنند و شرکت های بزرگ، سهام داران تامین کنندگان خود بوده و قراردادهای بلند مدت با تامین کنندگان دارند و آنها را مورد ارزیابی، حمایت و ارتقاء قرار می دهند. چرا که نقش تامین کنندگان در موفقیت سازمان ها و بهبود کیفیت بسیار حیاتی است.

سازمان های موفق به این امر آگاه هستند و دارای سیستم های مدیریت تامین کنندگان می باشند. لذا این بخش با هدف مدیریت تامین کنندگان سازمان ها و ارتقای محصولات دریافتی از آنان، در سه قسمت به شرح زیر، طراحی و در اختیار قرار گرفته است:

  1. معرفی تامین کنندگان جدید
  2. نجام ارزیابی های کمی و کیفی تامین کنندگان
  3. استفاده از بانک تامین کنندگان

با استفاده از این بخش، بانکی از تامین کنندگان ایجاد شده و در دوره های مختلف، ارزیابی های هر تامین کننده (ارزیابی کمی، کیفی بر اساس شاخص های ارزیابی) ثبت گردیده  و وضعیت یک تامین کننده به راحتی قابل پیگیری است. در این راستا امکان ثبت کامنت درمورد تامین کنندگان توسط کاربران، امکان خروجی لیست تامین کنندگان Excel، امکان درج اطلاعات تامین کنندگان توسط خود تامین کننده از طریق وب سایت، امکان تقسیم تامین کنندگان به گروه های مختلف بر اساس نیاز سازمان، امکان جستجو و شناسایی تامین کنندگان در حوزه های مختلف، امکان ارزیابی تامین کنندگان توسط هر یک از کاربران، امکان ارزیابی عملکرد تامین کنندگان و سایر امکانات وجود دارد.

بخش نهم: مدیریت کاربران

این بخش، شامل انجام تنظیمات شخصی سازی، نظیر رنگ پلتفرم، تنظیمات کاربری شامل تغییر شرایط هشدارها  و تغییر رمز ورود کاربران می باشد.